Mariage office 2 : formulaire

Google Drive propose, outre sa suite office web classique, une application de création de formulaires en ligne. Remplis, ils complètent automatiquement tableur : une base de données, automatisés et avec des outils gratuits ! Finis la perte de temps de saisie manuelle ! Fini les erreurs !  Questionnaires de satisfaction, formulaires de contact ou de réservation, sondages deviennent accessibles grâce à Google Formulaire.

Compte Google

L’utilisation de ce service Google nécessite un compte Google. Si tu as déjà un compte pour n’importe quel produit Google, comme Gmail, Picasa, Youtube ou bien d’autres, ne crée pas un autre compte : réutilise simplement les mêmes identifiants sur la page de Drive. Si tu n’as rien de tout cela il te faudra en créer un.
Dans Drive, la création d’un fichier, formulaire, document, feuille de calcul ou autre se passe sur la droite dans créer.
Créer un nouveau formulaire
Si c’est ta première utilisation je te conseille de régler d’abord la langue si elle ne s’afficha pas correctement, le fuseau horaire, et l’affichage des chiffres à la française c’est à dire avec une virgule et non un pont pour séparer les décimales. Tout cela se trouve dans le petit écrou en haut à droite, puis paramètres.

Crée ton formulaire

Dans nouveau donc, choisis Google Forms. Cette manip crée un nouveau formulaire qui s’ajoute dans Google Drive, à la racine du stockage. Il faudra éventuellement penser à le ranger dans un sous dossier en retournant dans Drive, en cliquant droit sur le formulaire et déplacer.
En attendant, la fenêtre de conception du formulaire s’ouvre. Commence par donner un titre au fichier, tout en haut, pour le retrouver dans Drive. Puis, en dessous, donne le titre qui sera lu par celui ou celle qui remplira le formulaire, avec, dans description, des indications pour celui-ci, un message de bienvenu, ou encore la politique de la maison quant à la collecte de données.
Zone de conception du formulaire

Questions

Ajouter un élément permet d’ajouter une question et une modalité de réponse. Pour chaque question, tu dois :

  • Rédiger la question
  • Éventuellement compléter par un texte d’aide
  • Choisir le type de la question et la paramétrer.
  • Cocher ou non la case pour rendre la saisie de la question obligatoire (indiqué par une étoile rouge)
  • Choisir éventuellement une action en fonction de la réponse fournie en cochant la case ouvrir une page en fonction de la réponse.
  • Préciser la réponse attendue, par exemple limiter à des chiffres, dans Paramètres avancées.

Chaque question peut être modifiée, dupliquée ou supprimée avec l’ensemble de boutons en haut à droite de la question ou encore déplacée par cliquer glisser.

Créer une question

Les types de questions

Texte

Le champ de saisie de la réponse sera court (nom, prénom…).

Texte de paragraphe

La réponse attendue est plus longue,pour un avis par exemple. Le nombre de ce type de question est à limiter car il ne prête pas à l’automatisation.

 

Choix multiples

L’internaute peut choisir une seule réponse parmi une liste donnée. Par exemple oui non. Cette modalité offre la possibilité d’un champs « autre » à compléter par l’internaute en cas de réponse imprévu. S’il y a trop d’imprévu c’est que le sondage a un souci de conception !

Cases à cocher

L’internaute peut choisir plusieurs réponses parmi une liste proposée. Propose également le champs « Autre ».

Sélection dans une liste

Propose une liste déroulante. Similaire à choix multiple dans l’utilisation.

 

Échelle d’évaluation

Elle permet de noter sur une échelle à définir. Ne pas oublier de bien préciser le sens de notation dans le texte d’aide (1 = satisfait ou mécontent ?).

Grille

Elle permet de regrouper des questions similaires dans une grille compacte et de croiser les réponses. Par exemple noter 3 éléments.

Date

Pour sélectionner une date et une heure.

Heure

Pour sélectionner seulement une heure ou une durée.

Autres éléments

Ajouter un élément permet aussi d’ajouter des éléments de mise en page.

Entête de sections

Une entête crée une séparation dans le formulaire.

Saut de page

Il permet de créer une nouvelle page. Selon certaine réponse certaines pages pourront être affichées ou non. Par exemple on peut créer une page pour les pro et une pour les particuliers en cas de clientèle mixte.

Image

Pour insérer une image comme le logo. Celle-ci peut être importée depuis votre ordinateur, le web ou Google Drive. Attention aux droits si l’image ne t’appartient pas !

Vidéo

Pour insérer une vidéo. Idem que pou image.

Validation

Comme dans un tableur, tu peux limiter ce qui sera répondu dans les champs par la validation des données : texte, texte de paragraphe et case à cocher le proposent.

Nombre

Texte

Expression régulière

Thème

Le thème est l’apparence du formulaire en ligne ou intégré à une page tel qu’il est vu par l’internaute. Changer le thème (en haut) permet de choisir une disposition globale. Personnaliser permet de le modifier point par point (image d’en-tête, police, taille, couleur de fond…) et l’enregistrer. Tuto ici.

Confirmation

La confirmation est le texte affiché lorsque l’internaute a envoyé le formulaire. Le paramétrage se trouve tout en bas. Le texte peut être un simple remerciement ou un lien vers une page. Les cases à cocher permettent de montrer aux internautes un récapitulatif de l’ensemble des réponses saisies dans votre formulaire, d’afficher un lien pour compléter à nouveau le formulaire ou de permettre aux internautes de corriger leurs réponses.

Partage

Insérer sur un site

Fichier > Intégrer montre le code pour insérer le formulaire dans ton site ou blog.

Partager

Pour permettre à n’importe quel internaute de répondre au questionnaire, envoi lui simplement le lien disponible dans Afficher le formulaire en ligne.

À noter que la fonction « N’autoriser qu’une seule réponse par personne (connexion requise) » doit être décochée pour que les utilisateurs sans compte Google puissent répondre au formulaire.

Réponses

Depuis le formulaire

Il est possible de consulter les réponses directement depuis l’outil de conception du formulaire à partir du menu Réponses > Résumé des réponses. Une page s’affiche alors avec les graphiques, contenus des réponses et pourcentage.

Depuis une feuille de calcul

Google propose de créer une feuille de calcul, via son tableur Google Sheets pour recevoir les réponses. Je recommande fortement cette option ! Pour chaque nouvelle réponse, une ligne de la feuille de calcul sera complétée. Chaque colonne correspond à une question. La première colonne nommée horodateur affiche la date et l’heure de l’envoi du formulaire.

Il est également possible de diriger un formulaire vers une feuille existante, par exemple pour compter une même feuille de calcul avec deux formulaires. Aisance exigée !

Recevoir un e-mail

Il est possible de recevoir un mail dès qu’un internaute complète le formulaire. Pour cela depuis la feuille de calcul, clique sur le menu Outils > Règles de notification et sélectionne « un utilisateur envoi un formulaire » et « email immédiatemment ».

Conclusion

Cet outil est tout simplement merveilleux et met à la portée de tous la création d’une base de donnée. Les modules complémentaires permettent d’ajouter certaines fonctionnalités supplémentaires. Par exemple, il est maintenant possible de définir une date limite ou un nombre limite de répondant (module formLimiter) ou encore de compléter un agenda Google depuis un formulaire Google Forms.

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