Le publipostage sert à mettre en relation une base de données, créée sur un tableur ou un gestionnaire de bases de données (comme Access) et un document créé dans un traitement de texte. L’application la plus courante est d’apposer à sur un courrier type le nom et les coordonnées de chaque personne présentes sur une liste. Le courrier type peut aussi être une facture, un devis ou tout autre document. Les données à remplacer ne sont pas forcément des coordonnées, elles peuvent être des données relatives à un produit par exemple, un prix, une quantité, une référence…
Sommaire
La source
La source de données est donc un tableau où chaque ligne sera un enregistrement ou un individu. C’est comme ça que ça s’appelle, même s’il s’agit d’autre chose que des personnes, comme des produits, par exemple. Chaque colonne sera un type de données, que nous appellerons « champs ». Ce sont ces champs qui seront placés dans le document type pour être remplacés.
Intitulés
La première ligne contiendra donc les intitulés des champs, leur nom. En première colonne, ce n’est pas obligatoire, mais je recommande vivement de l’utiliser pour créer une clé.
Clé
Qu’est-ce qu’une clé ? Une clé est une suite de caractères unique, la référence de la ligne (l’enregistrement). Elle servira à l’identifier. De préférence, cette clé devra être numérique (sans lettre, que des chiffres) car certains logiciels peuvent avoir des difficultés, sinon. Même si nous ne nous en servirons pas forcément, c’est un réflexe à avoir pour toute création de base de données.
Base de donnée
La première chose à faire est donc, pour réaliser un publipostage, d’obtenir ou créer ta base de données, avec un logiciel fait pour cela. Ma préférence va pour le tableur.
Note : tu peux te servir uniquement de quelques champs de la base de données. Même si elle est très étendue, il n’y a aucune obligation de devoir réutiliser tous les types de données.
Le document type
Rédaction
En deuxième lieu, il faut créer le document type avec le traitement de texte. La première étape consiste simplement à créer son document tel qu’on veut le voir et de laisser des trous aux endroits à compléter par les données du tableau.
Champs
Ensuite, il faut compléter les trous, les remplir par des champs, qui seront remplacés par les données. À cette étape, tu dois établir un lien entre le document type et une source de données, avec la commande Utilisation d’une liste existante dans l’onglet Publipostage. Indique l’emplacement de ta base de données sur l’ordinateur. Il est possible de faire autrement, mais je le déconseille vivement.
Mets ensuite ton curseur à l’endroit du document où tu veux insérer ton champ. Clique sur Insérer un champ de fusion. Choisis le champ souhaité dans la liste qui correspond aux intitulés des colonnes de ta base de données puis clique sur Insérer.
Répète l’opération avec les autres champs.
Aperçu
Aperçu des résultats permet d’afficher le document complété pour chaque individu, en défilant avec les flèches situées à droite. Ce mode permet également de sélectionner et imprimer un seul document.
Fusion
La fusion va créer un document pour chaque enregistrement. S’il y a 99 lignes au tableau, il y aura 98 documents (moins la ligne d’intitulé). Ces documents reprendront le modèle du document type.
Cette fusion peut soit être directement imprimée, soit directement envoyée par mail, soit, ce que j’ai tendance à faire, enregistrée.
Les documents générés peuvent être enregistrés séparément, par exemple, pour être envoyés en PDF, ou bien, au sein d’un même document, pour être imprimés plus tard. Le mieux est, bien entendu, de garder le document type et la base de données.
Il est aussi possible de se laisser guider par l’assistant fusion.
Etiquettes
Le fabricant d’étiquettes Avery s’est entendu avec l’éditeur Microsoft pour proposer la mise en page et l’impression sur leurs supports d’étiquettes.