Messagerie 3 : j’envoie

Messagerie 3 : j’envoie

Il est l’heure de composer nos propres mails. Comment faire pour être sûr qu’une pièce jointe est reçue ? Mais qu’est ce que ça veut dire ce mail d’erreur ? Autant de questions fonctionnelles auxquelles nous allons répondre.

mail

Composition

Le mail est composé de deux parties : l’entête et le corps du message, séparés par une ligne vide.

Entête

L’entête stocke les informations contextuelles : qui envoie le message, à qui, avec quel objet, ou encore à quelle date. Cette partie est souvent en partie masquée par l’interface ou mise en page.
Lorsqu’on écrit le mail une partie de ces infos sont à remplir sous forme de cases vides : des champs.

Destinataire

À : adresse mail du destinataire. Tu peux mettre plusieurs adresses en les séparant par des virgules.
Cc : « copie carbone » pour mettre en copie un destinataire secondaire.
Cci, bcc ou ccc : « copie carbone invisible » pour mettre un destinataire qui ne sera pas vu des autres destinataires. Un destinataire cci verra les à et les cc. S’il y a plusieurs destinataires cci ils ne se verront pas entre eux. Cela sert notamment lorsqu’on envoie un même mail à beaucoup de destinataires. Il est très mal vu de mettre une longue liste de contacts dans le champ à ou même cc car cela revient à diffuser le mail de chaque personne auprès de toutes les autres, sans consentement. Fait exception l’organisation en groupe. Les chaînes vont à l’encontre de cette pratique respectueuse et propage la collectes des données à des fins commerciales (pub) ou nuisibles (virus, piratage).
Au moins l’un de ces champs est indispensable.

Expéditeur

C’est toi ! C’est logique me dira tu, mais si tu as plusieurs comptes de messagerie, il te faudra aussi choisir avec lequel de ceux-ci tu veux envoyer ton mail. Si tu réponds à un mail, tu peux paramétrer le logiciel ou le webmail pour que la réponse se fasse avec le compte que la personne avec qui tu dialogues a utilisé. Le compte qui s’utilise « par défaut » se règle aussi. Je te conseille de mettre le compte que tu utilises le plus, ou un sur lequel il n’est pas grave que tu répondes si tu te trompes.

Objet

L’objet, comme dans une lettre, permet au destinataire d’avoir une idée du contenu avant ouverture. Il lui permet, entre autre de faire un pré-tri et de jeter certains mails sans perdre de temps. Il permet aussi de retrouver plus facilement un mail avec la recherche. Ce champ n’est pas obligatoire, mais je conseille fortement de le remplir avec un contenu explicite.

Attention : un champ genre « urgent » ou « veuillez répondre » ou autre impératif sans plus d’explication recouvre parfois une arnaque, voire une usurpation de l’identité de l’émetteur du mail. Si on te demande de l’argent dans la suite du mail, tu sais à quoi t’en tenir.

Le corps du message

Il est encodé sous forme de texte avec les caractères ASCII et parfois UTF-8.
Il peut aussi contenir d’autres médias comme des images lorsqu’on utilise du HTML et CSS pour mettre en forme le mail. Ce format plus riche est proposé en option car la visualisation, plus longue, peut être empêchée par une connexion trop longue ou bien se trouver altérée selon le lecteur utilisé. On parle de manque d’interopérabilité. Pour pallier à cela un lien propose d’écrire son mail en texte brut.
Dans le corps, on écrit donc son message pour les personnes, on insère des images, des liens…
> Pour t’exercer : écris-moi un message ! Mon mail : coralie@loe-prod.net.

La signature

En fin de message, formule de politesse et on signe. Cette signature peut être automatisée dans la plupart des logiciels et webmails. Elles peuvent être différentes selon le compte d’expéditeur utilisé. Dans la signature il peut y avoir du texte, des liens, des images, des animations…

Attention : si tu mets trop de choses en signature, ça encombre (visuellement) c’est contre productif. Et souvent ça fait pas sérieux.

Attention bis : certaines pratiques peuvent faire aller tes mails dans la boîte des spams de tes destinataires, ce qui fait qu’ils ne seront pas lus. Pas exemple il vaut mieux limiter les liens et éviter qu’ils soient sur des images.

Attention bis bis : si tu mets une image avec ton nom dessus en signature tu dois prendre garde à ce que :

  • l’image ne soit pas trop grosse (en octet) pour éviter de « manger » la place que tu pourras avoir pour les pièces jointes qui est limitée.
  • tu dois configurer un texte de remplacement de l’image qui remplace les données qui sont inscrites dessus, au cas où la personne ne puisse pas lire son mail en html.

Fonctionnalités

Pièces jointes

Le mail peut être accompagné de pièces jointes grâce à MIME. La pièce jointe est communément symbolisée par un trombone. Lors d’un envoi de mail en cliquant dessus (ou sur le lien à côté) on arrive dans une fenêtre qui nous donne accès au contenu de l’ordinateur.

Lorsqu’on envoie une pièce jointe on doit réfléchir à ce que le destinataire doit en faire. Si c’est pour qu’il la modifie il faut lui donner un format qu’il a de grande chance de pouvoir utiliser (.doc pour le traitement de texte par exemple). Si par contre on veut envoyer un document non éditable, comme une facture, le PDF est indispensable.

Lorsqu’on reçoit une pièce jointe dans un mail, celle-ci peut être en haut sous l’entête ou tout en bas du mail selon l’interface. On peut parfois le visualiser en ligne. Lors du téléchargement il est proposé l’ouverture ou l’enregistrement. Ouverture permet d’enregistrer temporairement et ouvrir automatiquement le fichier. Enregistrement ne fera que l’enregistrer, et ce souvent dans le dossier téléchargement si on n’aura pas pris soin de spécifier une localisation. Lorsque le mail contient plusieurs pièces jointes et qu’on les télécharge toutes, selon l’interface, elles peuvent être mises dans un dossier compressé (archive zip) du nom du mail.
> Pour t’exercer : envoie toi un mail avec plusieurs pièces jointes. Télécharge les. Dézippe les.
Attention : une pièce jointe peut être porteuse de virus qui peut récupérer ton carnet de contact par exemple, ou détruire l’ordi. Comment savoir si une pièce jointe est infectée ? Regarde :
le corps du message : texte en langue étrangère, fautes, mise en page bizarre… Méfiance !
l’extension du fichier joint : .exe sont des exécutables de logiciels qui peuvent être des virus, .doc sont des documentsWord qui peuvent inclure des macros-virus, .vbs sont des commandesVBScript utilisées majoritairement par les virus.Les fichiers textes (.txt) ou image (.jpg .gif, etc) ne permettent pas la prolifération des virus. Mais attention aux extensions cachées : « test.jpg » peut en fait être « test.jpg.vbs », la seconde extension n’apparaissant pas dans la messagerie. Pour voir ces formats cachés, il faut cliquer sur le fichier avec le bouton droit de la souris et regarder ses propriétés. Quelle que soit l’extension du fichier, il est conseillé de ne jamais les ouvrir directement la pièce jointe. Enregistre la plutôt sur le disque pour l’analyser ensuite avec un antivirus en cas de doute. Si ton antivirus détecte une infection, tu peux l’éliminer en supprimant le message avec la pièce jointe et en vidant la corbeille.

Le poids de la totalité des pièces jointes est limité, et cette limite varie selon l’interface de 5 à 25 Mo. Aussi pour être sûr que le mail arrivera il faut limiter la taille des pièces jointes à 5 Mo sauf si l’on connais spécifiquement l’interface utilisée (Gmail = 25 Mo).
Si on veut envoyer des fichiers un peu plus gros on peut essayer de gagner de la place en les zippant.
Sinon on peut utiliser un ftp. C’est un protocole de communication destiné à l’échange de fichiers sur Internet. Voici la plateforme gratuite de free : http://dl.free.fr/
Elle permet des envois par la plateforme Web jusqu’à 1 Go et jusqu’à 10 Go par un client FTP comme filezilla.
Wetransfer en propose une également.
Si vous avez un site tu peux utilisez votre stockage en ligne de cette façon également.

Contacts

Le carnet de contact répertorie les mails que tu as sauvegardés, souvent automatiquement, juste en répondant à une personne.
Un contact contient le mail donc d’un personne son alias (son nom ou surnom) et d’autres information complémentaire que tu pourras compléter si tu en as l’utilité.
Il est bon de faire de temps à autre le ménage dans ses contacts : il ne s’agit pas de les supprimer car on se retrouve alors avec des mails dont on ne connait plus l’expéditeur, mais de les nommer et surtout préciser ceux qui ne fonctionnent plus (mention HS par exemple).
> Pour t’exercer : modifie un contact.
Lorsqu’on réutilise souvent une liste de destinataires, on peut créer un groupe de contacts. On appelle cela aussi une liste de diffusion.
Pour t’exercer : crée un groupe de contact.
Les contacts s’exportent d’une messagerie à l’autre en cas de migration mais c’est toujours un casse tête car les normes ne sont souvent pas les même. La plus reconnu est le .csv (comma separteur value > virgule comme séparateur): les données sont séparés par des virgules et retraduisible en tableur, qui peut être modifié selon les besoins d’un logiciel de messagerie ou webmail. Ce tableur peut aussi être exploité comme départ de base de données client.
> Pour t’exercer : fais un export csv de tes contacts.

Accusés

En fonction de l’interface il est possible de paramétrer accusé de réception (réception du mail) ou, plus utile, de lecture (ouverture du mail).
Si le mail est faux, nous en seront notifié par un mailer daemon. Un mail peut être correct mais ne pas arrivé à son destinataire en cas de problème car comme pour la plupart des services Internet, aucune qualité de service n’est garantie, ou si la pièce jointe est trop grosse. Auquel cas l’accusé de réception aura une utilité, bien qu’assez rare, à mettre en regard avec la pollution de la boite.
Si ce n’est pas le bon mail ou que celui-ci redirige le mail dans les spam, l’accusé de réception n’est alors d’aucune utilité.

Classement

Un dossier sert à classer des mails. Un libellé sert sensiblement à la même chose sauf que la logique de classement est différente : on peut placer un mail dans plusieurs libellés à la fois, alors qu’un dossier interdit cela.
> Faire un dossier

Filtre

Les mails peuvent y être rangés manuellement mais aussi automatiquement par un filtre. Il fera automatiquement une action selon un certain nombre de critères : l’expéditeur, le destinataire, l’objet, des mots clés, présence d’un pièce jointe. Cette action peut être le déplacement dans un dossier ou l’attribution d’un libellé, le marquage, une réponse automatique… Un mail déplacé par ce moyen peut être visible malgré tout dans la boite de réception, ou non si on coche la case « archiver ».
Lorsque l’on utilise beaucoup l’informatique on a souvent (et c’est recommandé) plusieurs boîtes mails. Souvent, l’achat sur internet ou le téléchargement nécessitent un compte mail sans info, une adresse courante, parfois une professionnelle, plus celles qui s’ouvrent « toutes seules » avec le FAI, MSN…
Il vaut mieux rediriger tous ces mails vers la boite la plus sécurisée, qui aura un mot de passe différent de toutes les autres, qui ne servira pas pour les opérations risquées, et qui aura une interface pratique. On peut (c’est mieux) créer un dossier ou libellé par compte importé. Il faut aussi faire attention à paramétrer l’adresse de réponse identique à celle d’envoi, créer des signatures différentes selon ses comptes et en cas de nouveau message choisir correctement son adresse d’envoi dans le champ expéditeur de l’entête.
Ce mail sera également celui sur lequel tu ouvrira tes services connexes (par exemple sous Google ou Yahoo) pour ne pas avoir à se connecter et déconnecter sans cesse.
> Pour t’exercer : redirige un compte mail

Dossiers par défaut

Certains dossiers sont toujours présents par défaut. Le dossier brouillon permet de retrouver des mails rédigés, sauvegardés mais non envoyés. Certains opérateurs sauvegardent automatiquement les mails. Dans ce cas tout mail non envoyé se retrouvera là. Penses à faire le ménage de temps à autre !
Messages envoyés permet de retrouver les messages que tu as envoyés. Corbeille ceux que tu as supprimé. Attention : souvent la corbeille se vide automatiquement au bout d’un labs de temps. Ce temps se règle dans les paramètres de la messagerie.
Le dossier Spams collecte les messages indésirables :
qui semblent contenir des virus et maleware, notamment les mails de fishing (hameconnage), pour obtenir des informations confidentielles ou bien les hoax (prononcer ôx) qui répendent de mauvaises informations en chaînes et qu’il faut absolument s’abstenir de diffuser en vérifiant (hoaxbuster)
qui proviennent de destinataires catalogués comme spammeurs,
dont le destinataire est identique à un message que tu auras mis manuellement dans la boite spam.
Le tri automatique des spam peut faire des erreurs : laisser passer un mauvais mail (donc on reste vigilant) ou arrêter un mail normal. Donc quand on attend un mail qui n’arrive pas on regarde les spams.
Un mail que l’on envoie peut être mis dans la boite des spams du destinataire, surtout s’il a plein de liens ou une pièce jointe. Pire ton adresse mail peut être décrétée comme spammeur. Alors tous tes mails, ou la plupart, iront directement dans la boite spam de tous tes destinataires. C’est le compte mail du travail c’est très problématique.
Ça peut arriver quand on envoie des newsletters ou des pubs notamment. Dans ce cas rien à faire. Parfois pour rien, il y a alors des recours mais c’est long et difficile.
Pour envoyer des publicités à une liste de contact, il faut d’abord s’assurer que les contacts soient d’accord, donc avoir obtenu leur mail directement. De plus une telle liste doit être déclarée à la CNIL. L’achat des listes de mails est une pratique non respectueuse des droits à la vie privée qui est de plus en plus difficile à utiliser dans un carde légal et de moins en moins productive. De plus des outils sont plus adaptés pour les « campagnes », par exemple les routeurs de mails (comme Mailchimp) qui présentent moins de risque de faire classer le compte mail en spammer. Au minimum il faut penser à ouvrir une boite mail dédié aux envois de pub, qui pourra être changée au besoin.
La nétiquette (contraction des mots « Net » et « éthique ») représente l’ensemble des règles de bon usage sur internet afin de respecter les autres et d’être respecté.

Recherche

Le fait de faire des dossiers ou des libellés va permettre de pouvoir chercher plus facilement : chaque messagerie inclue une recherche multi critère plus ou moins performante. Elle permet de trouver un mail par son expéditeur, son destinataire, son objet, mais aussi par le dossier ou libellé de classement.
> Pour t’exercer : fais un recherche sur un dossier

Marqueurs

Les messageries ont aussi des marqueurs pour mettre en avant un mail important. le marqueur « important » de base est symbolisé par deux petites flèches sur la droite >>.

Certaines messageries proposent en plus des marqueurs personnalisés. Par exemple dans Gmail des étoiles de couleur.

Les marquage urgent ne sont pas standards et ne fonctionnent que entre messageries identiques. Le plus simple est encore de marquer urgent dans l’objet, suivi du réel intitulé.

Réception

Pour recevoir les mails donc, nous allons nous mettre dans la boite de réception, l’endroit où arrive les mails, ou bien le dossier (ou libellé) si tu as paramétré un tri automatique.

C’est à ce moment que tu peux utiliser le bouton d’actualisation souvent représenté par une flèche en rond, pour faire arriver tes mails. Ça peut prendre un peu de temps.

Quand tu as reçu un mail tu peux :

  • Le supprimer (avant ou après ouverture)
  • Le mettre dans tes spams pour que les prochains mails de ce destinataire ne t’arrive plus (avant ou après ouverture)
  • Le lire (ce qui déclenche potentiellement un accusé de lecture) puis :
  • Te désinscrire si c’est un abonnement qui ne t’intéresse pas. Normalement l’expéditeur est tenu de prendre en compte la demande. C’est normalement la procédure précédente à la mise en spam qui le pénalise grandement.
  • Ou bien répondre.

Réponse

Répondre : fais un mail à l’expéditeur seulement. Tu peux choisir de garder l’historique c’est à dire le mail précédent en dessous ou non. Cette option est parfois directement dans les options de rédaction du mail, parfois dans les paramètres. Il est souvent utile de garder l’historique même si ça fait des mails très très long. Google masque les historiques par trois petits points « … » sur lesquels il faut appuyer pour le réafficher. Sur certains mails, comme Gmail, le mode conversation est arrivé et rend moins nécessaire l’historique. le Mode conversation, comme sur les applications sms des smartphones, présente les mails en les regroupant, non pas seulement par personne, mais par objet. C’est assez pratique je trouve, mais ça change les réflexes de recherche par date. Quand on répond à un mail, l’objet est conservé précédé d’un Re : qui se met automatiquement.

Répondre à tous : fais de la même façon un mail à l’expéditeur et aux mails du champ cc. Ce que je te recommande.

Transférer ou faire suivre : fais un mail à une autre personne. C’est utile lorsque l’historique est conservé et que le destinataire du transfère peut voir ce qui a été dit en son absence. Transférer garde les pièces jointes tandis que répondre non.

Réponse auto

Quand tu es en vacances par exemple, tu peux configurer une réponse automatique dans les paramètres du compte e-mail. Ceci dit les possibilités sont limités. Dans le cas d’un site de vente en ligne, beaucoup de mails automatiques sont envoyés, à la commande par exemple. Pour cela, l’outil est un autorépondeur, par exemple SGAR ou aweber. C’est un service payant mensuel qui permet de programmer toute sorte d’envoi automatiques. Ils comprennent en outre souvent un routeur pour les campagnes mails.

> Pour t’exercer : crée une réponse auto de vacances.

Messageries instantanées et visioconférence

La messagerie instantanée, le dialogue en ligne, le clavardage, le chat ou tchat,  permet l’échange instantané de messages textuels et de fichiers entre plusieursordinateurs connectés à Internet. Contrairement au courrier électronique, ce moyen de communication est caractérisé par le fait que les messages s’affichent en quasi-temps-réel et permettent un dialogue interactif.

Dans les tout premiers programmes de messagerie instantanée, chaque lettre apparaissait chez le destinataire dès qu’elle était tapée, et quand des lettres étaient effacées pour corriger une faute, cela se voyait également en temps réel. Cela faisait ressembler la communication à un coup de téléphone plutôt qu’à un échange de messages. Dans les programmes modernes de messagerie instantanée, le destinataire ne voit le message de l’expéditeur apparaître que lorsque celui-ci l’a validé.

La plupart des applications de messagerie instantanée permettent de régler un message de statut, qui remplit la même fonction qu’un message de répondeur téléphonique, par exemple pour indiquer la cause d’une indisponibilité. Ce petit service a connu bien des dérives : statut toutes les 30 secondes sur facebook…

La messagerie instantanée et le sms ont crée un language abrégé aui a fait le désespoir des enseignants de toute une génération. Abréviations et émoticône ponctue un language plus ou moins français dénué de toute orthographe.

La messagerie instantanée s’installe maintenant dans de nombreuses applications, notemment cloud et coopérative : à coté du mail traditionnel, dans les espaces de stockage, dans les applications cloud, sur les réseaux sociaux ou ils sont sur exploité et dont les services sont surdéveloppés (tableau blanc, édition de texte, jeux, etc.)
 
Il y a bien sur le traditionnel logiciel de tchat, comme MSN, depuis peu fusionné avec Skype.

L’évolution la plus intéressante de la messagerie instantanée est l’ajout de voix et de vidéo pour aller vers la vidéoconférence. Skype est d’ailleurs très bon dans ce domaine, c’est son atout principal, bien avant son « clavardage ». Gratuit dans ses fonctionnalités de bases il n’est pas le seul sur le marché.

Le danger du chat réside, bien sur, dans le fait que l’on ne voit pas l’interlocuteur. De plus le mode de discussion, sur le vif, va dans le sens de l’émotion et laisse peu de place à la réflexion. Aussi il est très facile de se laisser emballer. Se méfier particulièrement des chat à thème en ligne : on s’invente une personnalité dans ce cas qui fausse encore plus les rapport. Si on veut se laisser aller à un peu d’imagination, des règles de sécurités simples : ne pas donner d’informations personnelles, ni nom, ni adresse, encore moins de numéro de téléphone ni de photo. Pas de mail non plus. Ces consigne sont particulièrement à inculquer aux enfants pour que leur entrée dans le monde numérique ne soit pas saluée par une troupe de pervers.

Conclusion

Pas si simple le mail ! Et comme c’est beaucoup utilisé, il y a beaucoup de dérives. On voit ça ensuite, pour le dernier chapitre.

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