L’interface

Parce qu’il faut bien prendre un exemple je me suis basée sur l’interface de Microsoft pour expliquer le fonctionnement du tableur. Cependant, la quasi totalité des menus se retrouvent dans les autres logiciels.

Le plus important est de comprendre la logique d’un tableur, ce qu’on peut en faire, comment bien s’en servir.

La base

Les ligne et les colonnes sont donc numérotés.

Pour ajouter du texte dans une cellule je clique puis je tape.
Pour valider le texte je tape entrée ou je coche à gauche de la barre d’édition, en haut.

Si tu clique puis tape du texte sur une cellule remplie le texte précédent est effacé.
Si tu veux modifier un texte il faut double cliquer sur la cellule.
La barre d’édition aide en cas de texte long.
Valide toujours à la fin.

La taille des colonnes et des lignes se règle en cliquant glissant sur les séparations entres chaque numérotation.

Les sélections

La logique est la même que pour windows.

Si je sélectionne une case puis j’en sélectionne une autre, la première sélection est annulée.
Si je veux sélectionner les deux cases en même temps il faut :
Sélectionner la première
Sélectionner la seconde en appuyant sur la touche CTRL.
C’est une sélection discontinue.

Si maintenant je veux sélectionner toutes les cases entre la première et la deuxième c’est MAJ que je vais utiliser. C’est une sélection continue.

Pour sélectionner une ligne je tape sur son chiffre. Idem pour la colonne.

Pour tout sélectionner on peut utiliser l’emplacement entre 1 et A tout en haut à gauche de la grille ou faire
CTRL + A

Collage et insertion

Couper copier coller fonctionne comme pour windows.

À noter :

Si la zone copiée est plus grande (en nombre de cellule) que la zone désignée pour coller, le collage dépassera en dessous et à droite.

Si c’est l’inverse, par exemple tu sélectionnes une ligne entière pour coller deux cellules, le collage se répètera autant de fois que nécéssaire pour combler la sélection.

Le collage ne décale pas les cellules.

Il y a plusieurs moyens d’insérer des lignes et colonnes. Le plus simple est de sélectionner par exemple la ligne du dessus, de cliquer droit dessus et de choisir insérer. Pour insérer 5 ligne, sélectionne 5 lignes ! Idem pour les colonnes. Je déconseille très fortement l’insertion de cellules individuelles.

On peut également insérer, déplacer et copier les feuilles dans les classeurs. Il ne faut d’ailleus pas oublier de regarder toutes les feuilles d’un classeur avant de se plaindre de données manquantes.

Incrémentation

L’incrémentation c’est la réplication du contenu d’une cellule. Il y a encore une fois plusieurs méthodes mais la plus simple est de mettre le curseur sur le « coin » en bas à gauche de la sélection et de faire un cliquer glisser vers l’endroit où répliquer.

L’incrémentation peut aussi prendre le contenu de la cellule. Si la cellule contenant 1 et celle contenant 2 sont sélectionnées l’incrémentation produira la suite logique c’est à dire 3 puis 4.

Selon les tableurs les contenus pris en compte seront différents.

Cette fonctionnalité sera très importante dans la réalisation de formules que nous verrons ensuite !

Le ruban

À partir des versions 2007, Microsoft passe à l’interface ruban. Les menus traditionnels deviennent des onglets et les sous menus sont assez bien représentés par les groupes. Cette interface vise à accéder en moins de clics aux fonctionnalités et à éviter la redondance des accès entre les sous menus et la barre d’outils.

L’onglet Fichier

Appelé aussi écran backstage, il permet de gérer le document en tant que fichier : sa création, son ouverture, son enregistrement, son export, son impression.

Rappel : ce qui détermine un fichier est son nom, son format, son emplacement d’enregistrement.

Le format éditable

Le format éditable d’un classeur est à choisir entre plusieurs dont xlsx, xls, ods.

xlsx : est le format des « nouveaux » excels, à partir de 2007. C’est le format par défaut d’enregistrement. Tu peux changer ce format dans :
Fichier > Options > Enregistrement
Pour un classeur qui ne sera pas envoyé, qui restera sur le même machine c’est parfait.

xls : c’est le format des anciens excels. Il est encore utilisé quand tu veux envoyer un classeur éditable à une personne pour qu’elle travaille dessus alors que tu ne sais pas ce qu’elle a comme logiciel ou version. C’est de moins en moins vrai parce que les versions antérieures à 2007 sont presque toutes abandonnées.

ods : c’est le format des logiciels libres comme open office. Ce format a tendance à se répandre de plus en plus et tend à devenir le nouveau format d’échange recommandé.

L’export

Les autres logiciels exportent ou importent parfois les données sources dans des formats différents. Par exemple pour la comptabilité perso ou pro, les carnets d’adresses ou les listes de clients, de prospects… Le meilleurs moyen de ne pas perdre tes listes de données, souvent importantes est de les exporter régulièrement dans un format indépendant du logiciel. Si celui-ci propose les formats cités au dessus tant mieux. Mais ce n’est pas souvent le cas. Il faudra alors te rabattre sur les fichier csv, tsv ou au pire txt. Tu pourra alors, par exemple, utiliser tes données avec un autre logiciel, moyennant parfois quelques manipulations sous un tableur comme excel.

Comme pour le traitement de texte, pour transmettre un fichier sans qu’ils soit modifié par le destinataire, le PDF est le meilleurs compromis. Il faudra alors préconfigurer le tableau comme pour l’impression, pour que celui-ci tombe bien sur le document.

Pour mettre un tableau dans un traitement de texte, une selection suivie d’un copier coller suffit !

L’impression

Le tableur se présente sous forme de tableau potentiellement infini. Avant même de lancer une impression il faudra penser à configurer la zone imprimable et les marges pour faire rentrer ce tableur dans le papier. Je te recommande de choisir le format paysage et d’éviter de réduire à plus de 70 % pour garder une bonne lisibilité.

En cas d’impression il te faudra aussi choisir si tu veux voir figurer des données complémentaires comme le titre, la date, ou, dans le cas où le tableau s’étale sur plusieurs feuille, la réplication de la ligne d’entête.

L’onglet Accueil

Il regroupe principalement les fonctions de formatage de caractère (police, taille, couleur) et de cellule (bordure, fond, alignement et rotation).

Nombre

Dans le format de cellule, nombre sert à indiquer ou à forcer la reconnaissance d’un nombre selon un format, de date ou monétaire par exemple. Pour utiliser cette fonction il faut faire la différence entre un contenu numérique ou alphanumérique.

> Exercice : taper un nombre dans une cellule. Tester les formats de nombre.

Alignement

Cette outils nous propose des alignement non seulement horizontaux comme word, mais aussi verticaux, de la rotation, des alinéas. Renvoyer à la ligne permet un retour à la ligne automatique du texte dans la cellule, qui s’adaptera en hauteur. Ajuster changera la taille de la police en fonction de la place mais attention aux textes longs. Fusion permet de fusionner deux cellules.

> Exercice : taper un texte long dans une cellule, puis dans celle à sa droite. Tester sur la première le renvoi et l’ajustement. Tester la fusion sur les deux cellules.

Police

La fenêtre police du menu contextuel droit est moins pratique que l’onglet Affichae du ruban car la liste ne propose pas de prévisualisation dircte. Pour les polices choisissez deux polices maximum, une de corps de texte sans fioriture, qui ser lisible en petit. La police de titre peut être plus décorée. Elle sera à utiliser en plus de 14 pt. Le corps de texte est en 12 pt. On évite de descendre en dessous de 8 pt quoi qu’il en soit.

Remplissage

Cela permet de mettre une couleur en arrière plan. Cette couleur peut être dégradée ou en motifs prédéfinis, choisie dans la palette ou personnalisée. Attention à la lisibilité : le contraste entre la couleur de texte et de fond doit être fort et il faut éviter les couleurs complémentaires pour les effets de persistances rétinienne et de façon général la prolifération de couleur qui donne un effet bariolé et peu professionnel. Une bichromie est idéale.

> Exercice : plateforme/Exercices/Tableur pour le debutant/tableau_sans_formules/Planning.xls faire avec des motifs.

L’onglet Insertion

Il permet des contenus annexes, comme des images, liens et les graphiques qui sont une fonctioonalité très intéressante d’excel pour interpréter du premier coup d’oeil des données.

L’onglet Mise en page

Il regroupe les commande de formatage de la page, notemment la zone d’impression, les marges, l’adaptation et l’orientation de la page dont je parlais tout à l’heure. Ce paramètrage est nécéssaire avant tout impression.

Thèmes

Pour raccourcir le travail de mise en forme, tu peux utiliser les thèmes prédéfinis présents dans Excel. Les styles sont des applications partielles des thèmes. Il vaut mieux rester cohérent entre style et thème comme en formatage libre. Effacer le formatage peut être utile avant de réappliquer un format.

L’onglet Formule

Il regroupe les catégories et les applications des formules.

L’onglet Données

Il propose des fonctions d’utilisation et de tri des données.

L’onglet Révision

Il gère les outils de correction, de protection, de modification.

L’onglet Affichage

Il permet de paramétrer l’affiche logiciel du document au cours de son édition. Inexistant sur Starter.

Les lignes d’entête, appelées aussi lignes d’intitulés, il peut être judicieux de les avoir toujours à l’écran. C’est dans l’onglet affichage que tu peux figer une ou plusieurs lignes ou colonnes.

Sélectionne la cellule en dessous et à droite de laquelle tu veux voir tes lignes et colonnes figées puis sélectionne figer !

Vidéo du site netprof : Excel : Figer les volets

Traditionnellement les données sont organisées de telles façons que chaque colonnes est un type de donnée et que chaque ligne soit un individu ! Jamais l’inverse !