Traitement de texte 2 : face à face

Traitement de texte 2 : face à face

C’est maintenant l’interface du traitement de texte que nous allons voir. Tu te demande toujours comment tu as réussi à mettre des numéros à tes titres la dernière fois ? Où est passée la commande pour les sommaires ? C’est quoi un alinéa, à part le magasin ? Aller on s’y met ?

word

Notion d’interface

L’interface c’est donc l’ensemble des éléments qui font le lien entre l’utilisateur et une commande, une fonctionnalité du logiciel. Selon les logiciels, cette interface est différente et de plus, personnalisable d’un utilisateur à l’autre.

C’est donc la logique globale de l’interface qu’il faut comprendre et connaître les fonctionnalités disponibles. Il faut aussi apprendre à se poser les bonnes questions : tu es coincé. Qu’as tu besoin de faire ? Quelle est la fonctionnalité qui manque ? Bien souvent, soit la fonctionnalité existe et il suffit de la trouver (vive Google, quand on sait faire un recherche internet) ou alors c’est que l’application n’est pas adaptée : ce n’est pas un traitement de texte qu’il te faut. Mais Google peut te renseigner sur cela aussi.

Microsoft à partir des versions 2007

Comme il faut prendre un exemple, je me baserai sur Microsoft Office 2013, dont la configuration est à peu près la même depuis la version 2007, à partir duquel Microsoft engage sa transformation ergonomique, qui sera répercutée ensuite dans les Windows suivants. Mais ça n’empêche pas d’utiliser tout autre traitement de texte de la même façon !

Le logiciel de traitement de la suite Microsoft Office est le très célèbre Word. Une petite vision générale :

 

UBitMenu est un module qui permet de revenir à l’ancien affichage sur certaines versions. Ne fonctionne pas avec Starter 2010 (la version gratuite).

La fenêtre

En haut et au milieu de la fenêtre, le nom du document et celui du logiciel. À droite les boutons classiques.

La barre d’accès rapide

La barre d’Accès rapide, tout en haut à gauche, propose quelques boutons de commandes utiles souvent. Ces boutons sont personnalisable : on peut y mettre aussi des liens vers des macros (pas de poissons, plutôt une programmation avancée de Word). Pour les personnaliser une petite flèche vers le bas au bout de la barre suggère des boutons à ajouter ou « Plus de commandes » pour une personnalisation avancée. Ce menu se retrouve dans Fichier > Options.

Barre d'accès rapide
www.officepourtous.com

La barre d’état

Tout en bas, la barre d’état se scinde en deux :

  • elle contient tout un tas d’infos utiles et quelques commandes à gauche
  • et des boutons d’affichage à droite.

La partie de gauche est paramétrable : en cliquant-droit dessus, la liste des informations et commandes pouvant être affichées apparaît. Quelques exemple :

  • Verr. Num. s’affiche sur la barre d’état dès qu’il est activé.
  • Le Nombre de pages sert aussi de raccourcis vers la commande Rechercher.
  • Le Nombre de mots de lien vers les autres statistiques du document : le nombre de caractères, de paragraphes, de lignes, etc.
  • La Vérification de l’orthographe et de la grammaire affiche une icône différente selon qu’il détecte ou non des erreurs. Elle sert de lien vers la commande Grammaire et orthographe.
  • La Langue peut être réglée par la barre d’état en cas d’inadéquation entre celle affichés et celle du texte. La case Détecter automatiquement la langue permet de concilier plusieurs langues dans un document.

À droite de la barre d’état l’affichage du document peut être réglé :

  • en mode page
  • plein écran
  • affichage web
  • plan (lisibilité lointaine)
  • brouillon (sans image)

Le zoom peut être réglé avec le curseur latéral ou en tapant des chiffres dans la case avec des pourcentages.

Le ruban

Le « ruban » remplace la barre de menu traditionnelle. Il est constitué d’onglets qui sont les anciens menus, et dans ces onglets de groupes séparés par des barres verticales, qui correspondent à peu près aux sous-menus.

Fichier

Appelé aussi l’écran backstage, le mot fichier est parfois remplacé par l’icône de Microsoft Office dans un rond. Il permet de gérer les fichiers de traitement de texte : nouveau, ouverture, enregistrement, export, impression.Un fichier généré par n traitement de texte est appelé un document. C’est via ce panneau qu’on pourra choisir d’enregistrer son document dans un format donné selon son usage :

  • pour transmettre un document non éditable, enregistrer en PDF. Certains logiciels n’ont pas encore cette fonctionnalité. Pour y pallier le plus pratique est d’installer PDF creator. C’est une imprimante virtuelle qui génère un PDF et qui permet des réglages notamment pour la qualité et le poids du PDF.
  • pour transmettre un document éditable à l’ordinateur d’une personne dont on ne connaît pas la configuration logiciel (A-t-il open office ou word ? De quelle version ?) il vaut mieux transmettre un .doc, le plus compatible.
  • pour utiliser le fichier sous un traitement de texte libre le format est .odt, moyennement des modifications à causes des soucis de compatibilité.
  • pour rester sur les versions « modernes » de Word le .docx est le format à utiliser. C’est celui d’enregistrement par défaut. Ce réglage peut être changé dans : Option > Enregistrement > Enregistrer les fichiers au format suivant. Seul un format éditable pourra être choisi (pas PDF par exemple).

> Pour t’exercer :

  • Crée un nouveau document et tape un petit texte.
  • Enregistre le en .doc
  • Enregistre le en .pdf
  • installe PDF creator et génère un PDF avec le menu impression.

Accueil

Il permet le formatage général de caractère et de paragraphe.
  • Insertion permet de gérer les sauts, les contenus annexes au texte, comme les images.
  • Mise en page regroupe les commande de formatage de la page.
  • Référence gère les textes qui possèdent des méta-données, comme les citation et les tables.
  • Publipostage regroupe les commandes de fusion d’un document type avec une base de donnée.
  • Révision recouvre les outils de correction, recherche, sécurité.
  • Affichage, quand il est présent, permet de paramétrer l’affiche logiciel du document au cours de son édition.
Remarque importante : le paragraphe est défini en traitement de texte comme le bloc de texte se trouvant entre deux ENTREE (retour à la ligne).

Insertion

Le groupe Pages

Il permet de gérer l’insertion d’une nouvelle page, le saut d’une page, la création d’une page de garde.

Le saut d’une page également réalisable avec le raccourcis CTRL + ENTREE.

 

Le groupe Tableaux

Il permet d’ajouter et de formater des tableaux. Cependant, les possibilités sont limitées. Je préfère, quant à moi, créer mon tableau sous Excel et faire copier coller.

Le groupe Illustrations

Il permet d’insérer des images de ton ordinateur, des formes automatiques, des Cliparts (illustrations proposées par Word) des Smart Art (organigrammes) ou des graphiques. Le bouton image pour insérer une image d’un fichier stocké sur votre ordinateur.

 

Remarque : lorsqu’on modifie la taille d’une image ou forme, la touche majeur du clavier permettra de garder ou désactiver la proportion juste. MAJ et la touche d’homothétie.

Le groupe Liens

Il permet d’insérer un lien hypertexte permettant de lier un mot ou un objet vers une autre page du document ou vers une page web. Il permet aussi de faire un signet : une marque sur un élément lié à un renvoi pour faire des liens à travers un texte.

Le groupe En-tête et pied de page

Il gère l’insertion d’entêtes et pieds de page. Le contenu :

  • logo,
  • texte comme celui de l’entreprise ou une adresse,
  • champs (c’est à dire texte dynamique) comme le nombre de page, la date…

Remarque : une astuce consiste à mettre son fond de page lorsque la fonction arrière plan ne convient pas, notamment pour les arrières plans à bord perdus.

Ce groupe gère aussi la possibilité de mettre des entête et pieds de pages différents selon de types de pages : page de garde, sections…

Le groupe Texte

Il permet d’insérer des zones de textes décorrellées de la mise en page classique, avec une gestion similaire à celle des formes et images. Il permet aussi de créer les fameux « Word art » dont il vaut mieux ne pas abuser ou une lettrine

Le groupe Symbole permet d’insérer des équations, des pictogrammes (comme un téléphone) ou un caractère spécial qui n’est pas sur le clavier (ou qu’on ne sais pas faire).

Important

À chaque insertion, un nouvel onglet, généralement Format, s’affiche. Il permet de modifier l’objet donné : couleur, bordure, effets ou propriétés particulières à l’objet.

L’onglet Mise en page

Cet onglet regroupe les éléments pour modifier les paramètres des pages.

Le groupe Thèmes

Il permet d’appliquer un thème prédéfini ou d’en créer un. Un thème est un ensemble de couleurs, de polices et d’effets.

Le groupe Mise en page

Il gère le format de la page, ses marges, son orientation. Les marges peuvent être modifiées manuellement avec les règles mais il vaut mieux commencer de régler l’ensemble du document via mise en page et de traiter les exceptions avec les règles.

Le groupe Colonnes

Il permet de régler leur nombre, leur taille, leur espacement et des détails de présentation comme la présence d’un trais dans l’espacement.

Le groupe Arrière-plan de page

Cette zone contient trois éléments :
  • Filigrane insère une image ou un texte  moins contrasté derrière le document. Attention à choisir une image qui ne perturbe pas la lisibilité.
  • Couleur de page applique une couleur à l’arrière-plan du document (attention au contraste entre les écriture et le fond et les effets de scintillements)
  • Bordure de page encadre les pages

Le groupe Paragraphes

Il permet d’indiquer les retraits à gauche et à droite des paragraphes et les espacements avant et après. Cette dernière option éviter de taper la touche ENTREE plusieurs fois de suite pour créer des « blancs ». Par pitié utiliser la !!!

Le groupe Organiser

Ce groupe permet de régler l’interaction entre les objets comme les images ou zones de texte et le texte classique du document. C’est ici que l’on décide si l’objet sera flottant ou se réglera sur la mise en page (ce que je recommande), si se place devant ou derrière (attention aux problèmes de sélection) et si le texte doit l’entourer ou non.

L’onglet Références

Le groupe Table des matières

Dans cette zone tu peux ajouter une table des matières ou un sommaire automatique à condition d’avoir bien configurer tes titres.

Définition : un sommaire se place en début d’ouvrage, tandis qu’une table des matières se place à la fin.

Le groupe Notes de bas de page

Il permet d’insérer à la fin de page des notes de bas de page numérotées automatiquement pour expliquer un passage du texte.

Le groupe Citations et bibliographie

Cet outil permet d’insérer de définir un passage de texte comme citation qui apparaît automatiquement dans la bibliographie. Le bibliographie les répertorie donc et se place à la fin d’un document.

Le groupe Légendes

Il ajoute une ligne de texte en bas d’une image ou un autre objet pour le décrire.

Le groupe Index

Un index est une liste alphabétique d’expressions rencontrées dans le document, assortie des numéros de page auxquels elles figurent. Comme pour les citation et la bibliographie il faut commencer par marquer des expressions, puis créer l’index.

Le groupe Table des références

La table des références fonctionne également de la même manière, mais est utilisé pour les affaires, lois et autres références dans le document.

L’onglet Publipostage

Le publipostage permet d’assembler un document type, par exemple une lettre, et une liste, par exemple un fichier client. Il nécessite en amont la création de cette liste sur un tableur comme Excel ou un gestionnaire de base de données comme Access. Puis il faut créer le document type. Les emplacements qui seront remplacés par les données de la liste (nom, prénom, adresse…) sont appelés des champs. Pour les mettre en place, le plus simple est de suivre l’assistant de publipostage.

Le groupe Créer

Il permet de créer des enveloppes et des étiquettes pour compléter le publipostage. Mais il faut pouvoir imprimer ensuite.

Le groupe Démarrer la fusion et le publipostage

Lance le publipostage lui même soit avec le volet de l’assistant Publipostage (recommandé) soit avec les options de l’onglet Publipostage (avancé).

Utiliser le document actuel : le fichier Word actif devient le document
type.

Utilisation d’une liste existante > Parcourir : permet d’aller chercher la liste.
Insérez les champs de fusion : place les champs (noms des colonnes de la liste) qui seront remplacées par les données correspondantes.

Lancer la fusion > produit un document pour chaque ligne de la liste reprenant le document type et les données de la liste à la place des champs. Ça met un peu de temps si la liste est longue.

Le groupe Aperçu des résultats

Teste la fusion : très pratique pour n’imprimer qu’une lettre spécifique affichée à l’écran sans avoir à lancer la fusion.

Le groupe Terminer

Pour clore la fusion, choisir le type de sortie (enregistrement, impression…) et modifier des documents individuels.

L’onglet Révision

Le groupe Vérification Grammaire et Orthographe

La vérification de l’orthographe et de la grammaire est proposée tout au long de la rédaction du document. Mais, à la fin, il est recommandé de refaire un passe générale. Cet outil n’est cependant pas parfait (dommage pour moi !).

Le Dictionnaire des synonymes suggère d’autres mots dont la signification est similaire au mot sélectionné.

Statistiques sort le nombre de mots, de caractères, de paragraphes et de lignes dans le document.

Le groupe Langue

Pour traduire le document entier, un texte sélectionné ou utiliser un mini-traducteur pour connaître la traduction d’un mot ou d’une phrase.

Le groupe Commentaires

insère un commentaire relatif à un passage ou un élément dans une bulle qui apparaît en marge du document. Il permet de faire réviser un texte sans le modifier directement. S’utilise aussi avec le PDF dans leurs lecteurs. Souvent, les commentaires ne seront utilisés que si la modification du doc est bloqué.

Le groupe Suivi

Activé, il conserve le suivi de toutes les modifications apportées au document, telles que la modification la suppression, la mise en forme… Utile pour revenir en arrière ou en cas de travail à plusieurs.

Le groupe Comparer

Il permet de comparer plusieurs versions d’un document, pour mettre en exergue les modifications.

Le groupe Protéger

Pour restreindre la modification à certaines personnes ou sécuriser son document Pour interdire tout modification, le PDF est plus utile.

Conclusion

On vient de passer en revue, en détail, les commandes de Word. C’est copieux n’est-ce pas ? Ensuite, et bien on utilise ! Comment éviter de perdre du temps ? C’est parti !

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